Az irodai munka megoszlása

„A kialakult kancelláriával rendelkező intézményeknél több-kevesebb különbséggel az alábbiak szerint történt az ügyintézés. A felek írásbeli kérvénnyel fordultak az illető intézményhez. Az írásbeli kérvényezés gyökerei az antikvitásig nyúlnak vissza. A Római Birodalom örököseinél, a Bizánci Birodalomban és a pápai udvarban lényegében sohasem veszett ki az ügyintézés elindításának ez az írásbeli formája, sőt a pápai udvarban a 12–13. század fordulójától kötelezővé vált az írásbeli kérvényezés. A kérvényt a kancelláriába kellett benyújtani, ahol előkészítették az ügyet arra, hogy az uralkodó (és a tanácsa) döntsön az ügyben.

Ezután a kancellária parancsot kapott arra, hogy a döntésnek megfelelően állítsa ki az oklevelet a fél számára. Ehhez először a tényleges ügyintézők: a jegyzők, az előadók, vagy a fogalmazók fogalmazványt készítettek. Ez a fogalmazvány lehetett rövid, amely csak a készítendő oklevél lényeges részeit tartalmazta. Lehetett azonban teljes is, amely teljes egészében tartalmazta a leendő oklevél szövegét. Míg az előbbiek sorsa a megsemmisülés lett, az utóbbiakat könyvekbe másolták, hogy azután ennek segítségével szükség (pl. az eredeti elvesztése) esetén ismételten ki lehessen adni az oklevél szövegét hiteles formában. A fogalmazvány elkészítéséhez az ezzel foglalkozó tisztviselőknek különböző segédkönyvek álltak rendelkezésére, amelyek korábbi ügyekben kibocsátott oklevelek formuláit tartalmazták. Használatuk lehetővé tette a kancelláriának, hogy azonos ügyekben azonos formulákkal állíthasson ki oklevelet, megtakarítva ezzel az újrafogalmazás munkáját. A fogalmazványt bemutatták az oklevél kiadójának vagy annak, akit a kiadó ezzel megbízott. Az ő jóváhagyásuk után került a kancellária írnokainak kezébe, akik a fogalmazványt mindenki számára olvasható, világos betűkkel letisztázták. Az így letisztázott oklevelet bemutatták a kiadónak, aki vagy aláírásával, vagy pecsétjével hitelesítette azt. A megpecsételés után kirótták a fizetendő illetéket, az oklevelet bevezették az iktatókönyvbe, s végül átadták az oklevélnyerőnek.” (Érszegi Géza: Kis magyar oklevéltan – Írásbeliségünk korai emlékei. In: Rubicon 1998/9-10. sz.)